Si bien he tenido experiencia y conozco los clásicos groupwares (específicamente Opengroupware.org, Open-Xchange, Kolab), trabajando en diferentes proyectos de implementación de groupwares profundicé más en detalle con las diferentes aplicaciones libres (y no tanto) que existen en el mercado.

Dentro de los groupwares libres más completos encuentro -en esta categoría- a Kolab, Open-xchange y OpenGroupware.org (también conocido como Ogo).

+ OpenGroupWare.org:

Durante la primer instalación de OpenGroupware.org se vislumbra que la mayor falencia de este proyecto es la documentación. La documentación (formal) que hay es muy escasa, básicamente está todo en las listas de discusión. Lo que no está necesariamente mal, pero da más trabajo encontrar cómo hacer una cosa o la otra. Cuando aparecen versiones nuevas el tema se pone aún peor, los correos que hay en las listas pueden no decir a qué versión de Ogo se refieren, traen diferencias en su instalación/configuración (dependiendo de la versión) y eso puede traer confusiones y muchas.

Ogo es un buen software que originariamente fue software propietario por lo que si bien el proyecto libre es joven, el software no lo es. Esto da el beneficio de que el software está más probado y tiene más probabilidades de tener menos bugs.

Lo que no convence de Ogo es que su mayor interacción se da internamente -todo se almacena a una base de datos postgresql-, o sea, no encontré fácilmente una forma de hacerlo interactuar con clientes de escritorio. Su interfaz default es vía web. Está claro que se puede comunicar con Mozilla, Outlook e incluso Evolution, pero más allá de que se puede vislumbrar que hay plugines para esto (en las páginas del sitio), sin hacer ajustes o instalar software adicional, Ogo no interactua con software de escritorio luego de la instalación inicial, solo se puede usar a través de la interfaz web.

+ Kolab:

Kolab por su parte sí interactua directamente con aplicaciones de escritorio desde su instalación inicial. Toda la información que se ingresa al software es almacenada en un directorio LDAP, lo que permite que desde casi cualquier cliente uno pueda conectarse y ver, por ejemplo, los usuarios/contactos que hay dados de alta en el groupware.

La mayoría de sus componentes es software (libre) que funciona autónomamente, lo que realizó la gente de kolab es hacer que todos estos modulos interactúen entre si sin que el usuario deba realizar una implementación importante para que esto suceda.
Por ejemplo, kolab trae cyrus (servidor de pop/imap) y también postfix (servidor SMTP), ambos servicios leen los usuarios desde el directorio LDAP. Para implementar este tipo de interacción se requiere de varias horas de configuración y toma de decisiones respecto de cómo hacerlo. Kolab ya lo tiene configurado, listo para funcionar y lo que es más importante, con una interfaz de administración vía web que permite hacer cambios sin tener que estar modificando los archivos de configuración de cada servicio (o modulo).

La decisión de utilizar software ya escrito (y mantenido por otros grupos de desarrolladores) trae el mismo beneficio que tiene Ogo, el software (los módulos) tiene varios años de desarrollo y están más libres de bugs.

Kolab es fácil de instalar, viene todo pre-armado, hay documentación formal escrita y uno puede hacer que cualquier cliente que pueda hablar con IMAP/POP/LDAP (Outlook, Evolution, Icedove, etc) pueda tomar información de Kolab.

Por otro lado, la interfaz de administración de Kolab es de lo más simple. De hecho, una vez instalado y configurado, no es muy necesario volver a entrar a la interfaz web una y otra vez (solamente para dar de alta usuarios).

Kolab tiene plugines para interactuar con Outlook (manejo de citas compartidas y navegación de contactos) y nativamente interactúa con el PIM (Personal Information Manager / Administrador de Información Personal) de KDE (kontact/kmail/kaddressbook/etc). Esta última característica lo diferencia bastante del resto de los productos libres de groupware, ya que a traves de una serie de aplicaciones para KDE se puede configurar rápidamente todos los modulos del PIM KDE, algo muy importante si hay en la red estaciones de trabajo Linux y Windows.

Por otro lado se está trabajando también en integrar Horde con Kolab, ya hay bastante trabajo hecho, con lo que se puede utilizar -como hacen muchos otros groupwares- una interfaz web para interactuar con el sistema de trabajo en grupo. Kolab, a diferencia de los otros groupwares no comenzó con una intefaz web para permitir acceso a la información del grupo de trabajo, sino que con aplicaciones de escritorio, es por eso que su interfaz web es solo para administración y no para uso cotidiano.

+ Otros software tipo groupware:

Existe más software libre (y no tan libre) que son considerados groupwares, los que personalmente creo se destacan más son:

* Zimbra
* Citadel
* Scalix

# Zimbra
El que más me impresionó fue Zimbra por su facilidad de instalación (aunque requiere de algun conocimiento para hacerlo funcionar) y por su interfaz web -algo pesada por cierto- que es muy completa. Además tiene cosas muy bien pensadas que sirven para trabajar más rapido con ciertas tareas cotidianas. Por ejemplo busca textos en el cuerpo del correo como fechas, números de teléfono, direcciones, etc. Cuando las encuentra las convierte en un link especial que permite ingresar directamente esos datos en el directorio de contactos (si fuera una dirección o nombre de una persona), mostrarte un mapa de “Yahoo! Maps” (cuando detecta una dirección postal) o agregar una cita a la agenda (en los casos de reconocer una fecha).

Maneja múltiples dominios (lo que no es poco porque esta característica -si bien puede no ser muy requerido- no es fácil de encontrar en los groupwares tradicionales) y tiene una interfaz SOAP que permite interfacear con cualquier tipo de software (software que uno le escriba la interfaz o compre escrito). Esto le permite al usuario atrapar un pedazo de texto de un mail (como un número de Orden de Compra, número de pasaje de avión, etc.) y mandarlo a algún otro sistema de la empresa para que se procese.

La interfaz web y la posibilidad de “hablar” con otros productos es realmente sorprendente, visualmente está muy bien terminado.

Uno de sus grandes faltantes es que no está en otro idioma que el inglés, lo cual genera problemas, el modulo AJAX que te permite agregar citas detectando palabras de un correo, solo detecta palabras como “tomorrow”, “yesterday”, “Satuday”, pero no en otro idiomas (por ejemplo) “mañana”, “hoy” o “Sábado” y no pareciera haber una manera fácil de que las detecte (aún sin traducir todos los textos del sistema).

Por otro lado, si bien tiene todo el servidor libre y varias de las funcionalidades están disponibles, buscan generar LOCK-IN cliente-proveedor como hacen muchos de los que liberaron este tipo de sistemas. Si uno decide instalar Zimbra y trabajar con clientes Outlook hay que comprar las licencias de uso de un plugin y no hay forma de comprarlas individualmente. Los plugines vienen incluidos en todo el paquete comercial que incluye el server (Zimbra Enterprise Network), soporte y plugines para Outlook y otros clientes propietarios. Posiblemente comprar este software sea más barato que los productos que son totalmente propietarios, pero deja de competir tan fácilmente.

Por último la interfaz web hace un fuerte uso de AJAX lo que hace necesario tener una estación de trabajo para interactuar rápido con el sistema (no hay que engañarse por el hecho de que funciona a través del browser)

# Citadel

Citadel me pareció un software que va un poco más allá del tradicional groupware, de hecho, en el sitio aparecen artículos relacionados con la terminología o verdadero significado de la palabra “groupware”.

Lo que me gustó de Citadel fue la funcionalidad orientada a comunidades que tiene, básicamente se pueden formar nodos de citadel que están interconectados, por lo que uno puede obtener información sobre contactos definidos en otros nodos e interactuar con ellos. Citadel tiene mucha historia ya que comenzó como un sistema BBS, desde el concepto de BBS es que fueron armando lo que es hoy el sistema.

Lo que sí le falta es belleza visual, la interfaz web que presenta le falta mucho trabajo de diseño, pero si bien no lo probé, la funcionalidad que dice que tiene puede ser de mucha utilidad para comunidades, organizaciones e incluso grupos de empresas.

# Scalix

Por último revisé también el sitio de Scalix y el groupware que venden. Si bien tiene una versión gratis (osea no es libre) a la que la nombra “community edition” esta bastante recortada en funcionalidad. Ellos definen tipos de usuarios del groupware como usuarios “premium” y usuarios “normales”. Son los usuarios “premiun” los que verdaderamente se tendrían que utilizar en una implementación medianamente importante y solamente se permite dar de alta 25 usuarios de este tipo.

Dado que no es libre y tiene fuertes restricciones no es recomendable si uno está buscando software libre.

- Conclusiones:
Como conclusión veo que para instalar un sistema de groupware totalmente libre en una empresa hay que seguir con los tradicionales OpenGroupware.org, Open-xchange y/o kolab. Hasta ahora, los más completos y además lo importante: libres.
Entre estos tres personalmente prefiero kolab ya que trabaja nativamente con escritorios KDE y funciona correctamente con aplicaciones propietarias como Outlook, es fácil de instalar y mantener.
Solo en los casos donde la empresa esté dispuesta a invertir horas de desarrollo utilizaría la versión libre de Zimbra y adaptaría el software para que se adapte mejor al cliente.